採用担当が書類選考で実際に見ている5つのポイント【採用担当が本音で解説】

こんにちは、みぃです。

「応募してもなかなか書類が通らない」「何がダメなのか分からない」——転職活動でこういう悩みを持ってる人、ほんっと多いと思うんですよね。書類選考って採用の最初のふるいなので、ここを通らないと面接にたどり着けないんですよ。中途採用の書類選考通過率って、マイナビ2025の調査だと平均37.3%らしいですから。つまり、3人に1人しか通らないってことですね。

採用担当として数百枚の履歴書と職務経歴書を見てきたんですが、正直な話、1枚にかける時間は1分以内。多いときだと30秒程度のこともあります。だって1日で50〜100枚の書類見るんですよ（笑）。その短い時間の中で「会いたいか」「会わなくていいか」を判断してるんですよね。だからこそ「最初の数秒で目に留まる」が大事なんです。

今日は、採用側が書類を見るときに実際に何を確認してるのか、できるだけ正直に書いてみようと思います。双子ママでありながら採用担当でもあるからこそ、両方の視点で「書類選考を通すコツ」を伝えられる。転職活動中の方とか、これから始める方に参考になればいいなって思います。

書類選考の現実：採用担当の時間は本当に限られてる

まず前提として知ってほしいのが、採用担当は書類選考に膨大な時間をかけられないってこと。求人によっては数十〜数百通の応募が来るのに、採用業務は人事の他の仕事と並行でやってるんですよ。「丁寧に全部読んでます」なんて、実は正直なところ、最初の流し読みで「残す」「外す」が決まることが多いんです。いや、ほんとですよ。

私が採用担当だった時期、1日に50〜100枚の書類を見ることもありました。朝の業務、午後の面接、その間に書類選考。全部やるんですよ。だから必然的に「3秒で判断」「1分で決定」になっちゃうんです。その中で「あ、この人会いたい」ってなる書類は、「最初の流し読みで目に留まる」書類なんですよね。

だからこそ大事なのが、「最初の数秒で目に留まる書類」を作ることなんです。これからお話しするポイントは、そういう「流し読みでも目に入る」部分が中心。実務的なアドバイスを書きますね。

採用側が実際に見てる5つのポイント

ポイント① 「何をしたか」より「何の成果を出したか」

これ、採用側として最も見る差なんですよね。「営業をしていました」「採用業務を担当していました」って書き方と、「新規顧客開拓で月間売上を前年比120%に向上させました」「採用工数を30%削減するフローを設計・実装しました」って書き方では、評価が本当に全く違うんです。

ちょっと正直に言いますね。30秒の「流し読み」をするとき、採用担当の視線は「数字」で必ず止まるんですよ。文字がずらっと並んでいる中で、数字って本当に目に飛び込んでくるんです。「120%」「30%削減」「50件」——こういう数字があると「あ、成果が書いてある書類だ」と反射的に判断して、精読するモードに切り替わります。逆に数字が一つもない書類は、30秒のスキャンで「読む理由」を見つけられないまま次に進んでしまうことが多い。

業務内容を羅列しただけだと「何をやってきた人か」はわかるけど「どんな力を持ってる人か」「入社したら何ができる人か」は伝わらないんですよ。採用担当が本当に知りたいのは「この人が入社したらどんな成果を出してくれるのか」ってこと。単なる業務説明じゃなく、過去の経験を「成果ベース」で書くことが、書類通過の最重要ポイントなんです。ほんとにここですよ。

成果って、数字じゃなくても構わないんですよ。「チームの離職率を30%削減するための1on1面談制度を導入した」「新入社員のオンボーディング期間を6ヶ月から3ヶ月に短縮した」みたいなのも立派な成果ですよね。でも可能なら数字が入ると説得力が増します。「営業で年50件の新規開拓」「採用人数を前年比150%に拡大」みたいにね。

ポイント② 志望動機と転職理由の整合性

志望動機と転職理由が噛み合ってないと、採用担当は「あ、本当にうちに来たいの？」って疑問を持つんですよね。採用側としてね、すぐわかるんです（笑）。たとえば「今の会社では人と関わる仕事がしたくて転職したい」という転職理由なのに、志望動機が「御社の安定した基盤と年収の高さに魅力を感じました」だとちぐはぐですよね。「え、人と関わりたいなら、業態からそれ説明しろよ」ってなるんです。

採用担当は「この人は本当にうちで活躍したいのか、それとも条件面だけで選んでるのか」ってのを書類から読み取ろうとしてるんです。転職理由があって→「だから貴社の〇〇という事業内容に惹かれた」→「このポジションで自分のこういう経験を活かせると思った」という流れが自然につながってると「あ、この人はちゃんと考えてきた。本気だ」っていう印象を与えるんですよ。ここが書き分けのコツです。

ポイント③ 職歴の「空白」と「短期離職」の説明

職歴に空白期間があったり、短期間で複数社を転職してたりすると、採用担当は必ず気になるんです。いや、100%気になります。「この空白期間は何をしてたのか」「なぜこんなに短い期間で辞めたのか」ってね。採用側としては「この人、うちに来ても短期で辞めるんじゃないか」という懸念が出るんですよ。

育休・産休のブランクの場合は「〇〇年〇月〜〇〇年〇月 育児休業取得（子育てのため）」って書くだけで問題ないんです。むしろ書かずに空白にしておく方が「何か問題があったのかな」「離職？転職？」って余計な憶測を生むんです。ブランクの理由は正直に書いて、問題ないことを示すのが得策ですね。双子ママの立場でも感じますが、育休は正当な理由ですから。

短期離職が複数あるなら、職務経歴書の中で「〇〇年〇月〜〇〇年〇月 △△会社 退職理由：事業縮小による希望退職」みたいに一言添えておくと、採用担当も「面接で詳しく聞かなきゃ」って気持ちが変わります。理由があれば、採用側も「なるほど、致し方ない」って納得しやすいんですよ。

ポイント④ 読みやすさと見た目

意外に思われるかもしれないんですが、書類の「読みやすさ」って採用担当の判断に本当に大きく影響するんですよ。文字がぎっちり詰まってて箇条書きが全くないとか、逆に箇条書きばかりで文章のつながりがないとか、そういう読みにくい書類は「よし、丁寧に確認しよう」って気持ちが薄れちゃうんです。採用担当だって人間ですからね（笑）。読みにくいと「あ、これいいや」ってスキップしちゃう。

見やすい職務経歴書は、在籍期間と会社名が明確で見やすい、業務内容が箇条書きでコンパクトにまとめられてる、成果が太字や下線で目立つように書いてある。余白がちょっとある。段落分けがわかりやすい。A4で2枚以内にまとめるのが目安ですね。「あ、この人は相手の読みやすさを考える人だ」って感じさせるくらいの見た目の工夫が、採用側の心象につながるんです。

ポイント⑤ 「なぜこの会社なのか」という必然性

特に志望動機で確認するのが「なぜ他でもなく、この会社のこのポジションなのか」っていう必然性なんです。どこにでも使い回せる志望動機は「とりあえず応募した感」が丸出しで、採用側としては「あ、うちじゃなくても良さそうだな」って感じるんですよ。印象が薄くなっちゃうんです。

その会社の特徴・事業内容・求めてる人物像と、自分の経験や希望が具体的に結びついてる志望動機は、採用担当に「あ、ちゃんと調べてきた。本気だ」という誠実さが伝わるんです。ポイントは「御社の〇〇という事業分野に共感しました」「求人票の『こういう人材を求めてる』という部分に、自分の経験が活かせると思いました」「貴社でこのポジションならこんな力を発揮できます」など、その会社ならではの要素を入れることですね。説得力が全然違いますよ。

書類選考で「1分以内」に落とされる理由

逆に、書類を見た瞬間に「あ、これはマイナスだな」「いや、結構です」って思うことも、正直に書いておきますね。採用側としての本音。

誤字脱字・変換ミスは確実にマイナスですよ。即落ち。提出前に必ず見直す習慣、ほんっと大事なんです。採用担当は「この人は仕事でも細かいミスをしそう」「ケアレスミス多いんじゃないか」って無意識に思うんですよ。特にPC作成の書類は変換ミスが多いから、最終確認は印刷して音読するくらいの丁寧さが必要ですね。

「特になし」「なし」をたくさん書くのも印象悪いんです。資格・スキルの欄や自己PRの欄を空白にしたり「特になし」と書くと「自分のアピールポイントを考えてないんだな」「自分のこと理解してないのか」って印象を与えちゃうんですよ。アピールできることが少ない場合でも「現在〇〇資格取得に向けて勉強中です」「趣味のプロジェクト管理を通じて、〇〇スキルを培いました」とか、何か書ける内容を考えましょう。何も書かないより100倍マシですよ。

前の会社・今の会社への批判も避けた方がいいんです。転職理由として今の会社への不満を書くことはあるんですが「上司のパワハラがひどくて」「会社の方針が理不尽で」「人間関係が最悪で」みたいな言い方は、採用担当に「あ、入社してもこの人は不満を言い続けるタイプだな」って印象を与えちゃうんですよね。不満は必ずポジティブに言い換えて「より〇〇を実現できる環境を求めて」「チームでの協働を重視する企業文化を探して」みたいに書きましょう。

ワーママ特有のあるある：育休期間を「空白」にする。これね、採用側としても見えるんです。年号がぱっと飛んでる。で、採用側は「え、何この空白？」って確認するんですよ。育休・産休は正当な理由です。書きましょう。「〇〇年〇月〜〇〇年〇月 育児休業」って。むしろ書かないと余計な疑問が生まれるんです。

通過率を上げるための実践的なステップ

最後に、書類選考の通過率を上げるために意識してほしいことを整理しますね。採用側の視点から、効果的な方法を3つ。

1. 転職エージェントの添削を活用するってめちゃくちゃ有効なんです。リクルートエージェントとかdodaみたいな大手エージェントは、書類添削を無料でやってくれてるんですよ。採用側の視点を持つエージェント担当者に「この書類、通過しやすいですか？」「何か改善点ありますか？」を確認してもらうだけで、改善点がぱっと見えてくるんですよね。自分で書いてると「これで大丈夫」って思っても、採用側の目から見ると「え、これ？」ってことありますから。

2. 応募する会社ごとに志望動機をカスタマイズする手間を惜しまないことも本当に大事。一通の書類を使い回すことは時間の節約になるんですが、通過率を下げちゃうんです。採用側は「あ、どこにでも出してそうな書類だな」って見抜きますよ。特に志望度が高い会社については、その会社の企業サイト、採用ページ、IRサイト、最新のニュースリリースまでしっかり読んだ上で志望動機を書きましょう。「貴社の〇〇という取り組みに共感しました」くらい具体的なのが理想ですね。

3. 職務経歴書を「成果」にフォーカスして書き直すのも効果的ですね。今の書き方が「業務内容の羅列」になってるなら、それぞれの業務に「その結果どうなったか」「何を成し遂げたか」を付け加えてみてください。「営業をしていました」→「新規営業で月平均15件の契約獲得を実現しました」。それだけで書類の印象は本当に大きく変わります。